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Les critères à prendre en compte quand vous réservez un voyage

Réserver un voyage ne se limite pas à acheter un billet d’avion ou à effectuer une réservation d’hôtel. Il y a plusieurs critères à considérer pour éviter toute déconvenue le jour du départ. En effet, être en règle avec les formalités douanières ou être à jour dans ses vaccins sont des éléments sur lesquels vous ne pouvez pas faire l’impasse. Voici les 5 critères à prendre en compte quand vous réservez un voyage.

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1. Se renseigner sur les formalités douanières

Avant toute chose, il est indispensable de vous renseigner sur les formalités douanières. Vérifiez dans un premier temps les documents demandés à l’immigration: carte d’identité, passeport, visa? Ensuite, vous devez vérifier leur validité. En règle générale, un passeport doit être valable au moins 6 mois après la date de retour. Si ce n’est pas le cas, prévoyez une marge supplémentaire pour l’obtention du nouveau passeport.

Il en est de même pour le visa. Alors que certains sont délivrés directement sur place à l’aéroport, d’autres doivent faire l’objet d’une demande préalable via internet ou auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de destination. Là aussi, comptez un délai conséquent pour l’obtenir.

Pour connaître toutes les formalités douanières, consultez le site du Ministère des Affaires Etrangères.

2. Vérifier les conditions sanitaires

Chaque pays de destination dispose de conditions sanitaires qui lui sont propres. Pour cela, le site du Ministère des Affaires Etrangères donne toutes les informations nécessaires quant aux vaccins obligatoires ou recommandés. Si votre collaborateur n’est pas à jour dans ses vaccins et s’il doit se faire vacciner, n’oubliez pas d’en prendre compte quand vous réservez un voyage.

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3.Location de voiture: besoin ou non d’un permis international

Dans l’éventualité où votre collaborateur utilise une voiture de location pendant son déplacement professionnel, vous devrez vous renseigner sur les documents à présenter au loueur. Sauf indication contraire, le permis de conduire national suffit pour circuler au sein de l’Union Européenne.

Pour les autres pays, il est demandé d’avoir un permis international en plus de son propre permis de conduire. Si vous devez en faire la demande auprès de l’administration française, anticipez votre démarche, car le délai d’obtention peut s’avérer parfois très long.

4. Souscrire à une assurance voyage

Lors de son voyage, votre collaborateur n’est pas à l’abri de rencontrer quelques incidents. Cela peut être un problème de santé, un accident, la perte ou le vol de ses affaires personnelles… La souscription à une assurance voyage est donc indispensable. Etudiez bien les termes du contrat de l’assurance voyage de votre entreprise et les cas dans lesquels votre collaborateur est couvert.

NB: certaines cartes de paiement incluent déjà une assurance voyage. Pour le savoir, contactez le service client qui vous renseignera sur les conditions de prise en charge en cas de problème.

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5. Vérifier la franchise bagagesautorisée

Selon l’objectif du voyage d’affaires de votre collaborateur, celui-ci aura peut-être besoin d’une franchise bagages importante. Il faut savoir que cette franchise varie selon les compagnies aériennes, la destination et la classe de réservation. Ainsi, quand vous réservez un voyage, renseignez-vous bien sur le poids mais aussi sur le nombre de bagages autorisé. Sachez qu’avec le programme de fidélité PartnerPlusBenefit ou pour les entreprises , les points cumulés peuvent servir à obtenir gratuitement un excédent de bagages sur tous les vols opérés par Lufthansa, Austrian Airlines ou SWISS.

 

De même, s’il s’agit d’un vol avec une correspondance, vérifiez que les bagages sont enregistrés sur l’intégralité du parcours. Si ce n’est pas le cas, vous devrez en informer votre collaborateur afin qu’il récupère ses bagages au moment de sa correspondance pour ensuite les réenregistrer sur le vol suivant.

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Matthias Funke

Par Matthias Funke

Head of Marketing, Sales Products and Programs, France, The Netherlands & Luxembourg at Lufthansa Group

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