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Conseils - Publié le 21 janvier 2020

4 conseils à donner à ses salariés pour réserver un voyage d’affaires

De plus en plus de salariés sont désireux de réserver leur voyage d’affaires eux-mêmes. Pourquoi ? Parce qu’ils ont davantage de liberté dans le choix des prestataires, c’est plus rapide et efficace. C’est ce que l’on appelle l’open bookingMais organiser soi-même son déplacement professionnel implique de connaître quelques astuces. Voici donc 4 conseils à donner à vos salariés pour réserver leur voyage d’affaires.

salarié réserve ses voyages daffaires

Bien prendre connaissance des conditions de son déplacement professionnel

L’un des conseils pour réserver son voyage d’affaires avant de se lancer dans les réservations de transport, d’hébergement, etc., il est important que votre salarié vérifie bien les dates de voyages et notamment pour les destinations lointaines. En effet, avec le décalage horaire, un vol pour l’Asie par exemple, fera arriver le lendemain. De même, est-ce que son voyage d’affaires prévoit des déplacements dans différentes villes ? Si tel est le cas, conseillez-lui de prendre un vol multidestinations. Dites-lui également de faire attention à sélectionner la bonne ville, car il existe parfois des noms identiques dans plusieurs pays. Idem pour l’aéroport, certains sont plus éloignés du centre-ville que d’autres.  

En parallèle, le salarié doit vérifier la validité de ses papiers et s’il est nécessaire d’obtenir un visa. Selon les pays, la demande peut être longue. Il doit également s’assurer de la sécurité du pays où il se rend en consultant le site France Diplomatie. 

Réserver son voyage d’affaires à l’avance 

Dès que votre salarié a en main tous les principaux éléments pour planifier son déplacement, il peut songer à réserver. L’un des conseils à lui donner pour réserver un voyage d’affaires est de s’y prendre le plus tôt possibleIl aura ainsi plus de possibilités dans le choix de ses vols, surtout s’il souhaite voyager sur telle ou telle compagnie ou bien avoir un vol direct. Mais surtout, il fera des économies.  

Il en est de même avec l’hébergement : en réservant à l’avance, il pourra choisir l’hôtel, la chambre qu’il souhaite et payer moins cher. 

conseils pour réserver ses voyages daffaires

Réserver les vols directement auprès des compagnies aériennes  

Précisez à votre salarié qu’en réservant son billet d’avion directement auprès des compagnies aériennes, il sera plus facile de gérer sa réservation (retard, modifications…). Cependant, pour faire une première rechercheil peut tout à fait regarder sur un comparateur de vols. Il aura ainsi une vue globale des trajets possibles et des prix d’appel appliqués 

Autre avantage de réserver directement auprès de la compagnie aérienne : le salarié verra clairement les conditions des billets. C’est-à-dire s’ils sont modifiables, s’ils incluent un bagage en soute... Ces éléments sont importants, car partir en déplacement professionnel demande une certaine flexibilité et l’offre de la compagnie doit pouvoir correspondre aux besoins du voyageur d’affaires 

Respecter la politique interne en matière de voyages d’affaires 

Alors laisser une certaine liberté à vos salariés pour réserver eux-mêmes leurs voyages d’affaires, oui ! Mais tout en respectant la politique voyage de l’entreprise bien entendu. Ainsi, l’un des conseils à donner à votre salarié pour réserver son voyage d’affaires est de bien vérifier qu’il respecte la politique voyage. Certains points comme le budget, les justificatifs à fournir ou encore les frais pris en charge par l’entreprise seront à mettre en avant. 

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Matthias Funke
Matthias Funke

Head of Marketing, Sales Products and Programs, France, The Netherlands & Luxembourg at Lufthansa Group

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