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Conseils - Publié le 20 février 2020

Les 5 bonnes pratiques pour bien préparer un voyage d’affaires

Les déplacements professionnels sont des voyages à part entière. En plus de devoir répondre à des exigences financières et d’organisation, il est essentiel que les collaborateurs voyagent dans de bonnes conditions. Pour cela, il est important de mettre en place de bonnes pratiques pour réserver les voyages d’affaires. Découvrons lesquelles.

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Mettre en place une politique voyage claire pour réserver les voyages d’affaires

Avant toute chose, et dans le cadre des bonnes pratiques pour réserver les voyages d’affaires de vos collaborateurs, il est indispensable de mettre en place une politique voyage. En effet, celle-ci permet d’encadrer les déplacements professionnels notamment au point de vue financier et logistique. Et cela afin d’éviter tout débordement. Pour que cette politique voyage soit bien connue de tous les collaborateurs de l’entreprise, passez par une communication interne multicanale (email, affichage, intranet) afin que chacun d’entre eux en prennent connaissance.

 

Adhérer à un programme de fidélité pour optimiser les dépenses

L’adhésion à un programme de fidélité peut être intéressante pour réserver des voyages d’affaires. En souscrivant à un tel programme, vous bénéficiez, au fil des déplacements, de rétributions qui peuvent réduire vos dépenses. Par exemple, le programme aérien PartnerPlusBenefit vous donne l’opportunité de cumuler des points que vous échangez ensuite contre différents avantages. Citons, entre autres, des vols gratuits, des surclassements, des accès internet pendant le vol etc.

 

Planifier les voyages d’affaires dès que possible

Pour le bien-être des collaborateurs, mais aussi pour le budget de l’entreprise, il est conseillé de réserver les voyages d’affaires le plus tôt possible. D’une part, vous pourrez proposer davantage de solutions de transport et d’hébergement et d’autre part, éviter des coûts exorbitants de réservation de dernière minute. Dans cette optique, il est important de bien communiquer avec vos collaborateurs. Demandez-leur de vous transmettre toutes les informations sur leur voyage (date, destination…) dès qu’ils les ont en main. De même, ils doivent vous avertir le plus tôt possible de tout changement afin que vous ayez le temps de procéder aux modifications nécessaires avant leur départ.

Planifier en avance permet aussi de s’assurer que vos collaborateurs sont en règle côté formalités douanières et d’avoir le temps de refaire un passeport ou demander un visa si besoin.

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Utilisez les bonnes pratiques pour réserver les voyages d’affaires

Prendre en compte les besoins des collaborateurs

Il ne faut pas oublier qu’un voyage d’affaires est souvent source de stress et de fatigue pour les collaborateurs. Afin qu’ils puissent être dans les meilleures conditions possibles, prendre en compte leurs besoins est essentiel. Voyez avec eux leurs préférences en matière de transport et d’hébergement. Ont-ils une compagnie aérienne ou une chaîne d’hôtel privilégiée ? Ont-ils des exigences en matière de confort dans l’avion par exemple ? Tous ces petits détails font la différence et montrent que l’entreprise se soucie du bien-être de ses salariés lorsqu’ils voyagent. L’adhésion à PartnerPlusBenefit vous permet de leur proposer différents services afin d’agrémenter leurs déplacements.

 

Ne pas réserver les voyages d’affaires sans vérifier les conditions des titres de transport et d’hébergement

Un déplacement professionnel comporte parfois son lot d’imprévus. Réunion décalée, déplacement prolongé, vous n’êtes pas à l’abri de devoir faire des changements dans vos réservations. Et ces changements engendrent bien souvent des frais. Avant de réserver des voyages d’affaires, vérifier d’abord les conditions de modification et d’annulation. Sélectionnez de préférence un tarif qui permet de changer vos billets ou chambre d’hôtel, ce qui occasionnera moins de frais que d’annuler et de procéder à un rachat. Ce processus simplifiera également les démarches pour votre collaborateur s’il doit lui-même s’en occuper une fois à destination.

Comment PartnerPlusBenefit vous accompagne dans votre politique de voyage

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Matthias Funke
Matthias Funke

Head of Marketing, Sales Products and Programs, France, The Netherlands & Luxembourg at Lufthansa Group

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