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Conseils - Publié le 04 décembre 2019

Une politique voyage d’entreprise, qu’est-ce que c’est ?

Pour une entreprise qui effectue régulièrement des déplacements professionnels, la politique voyage est un dispositif indispensable. En plus de fixer des règles, elle permet de contrôler et de réduire les dépenses. Mais comment fonctionne-t-elle exactement ?

Comprendre ce qu’une politique voyage est, et pourquoi elle est indispensable

Une politique voyage est comparable à un règlement intérieur car elle évoque l’ensemble des règles mises en place par l’entreprise en ce qui concerne l’organisation des voyages d’affaires. Rappelons que les déplacements professionnels représentent le second plus gros poste de dépenses d’une entreprise. Il est donc indispensable pour elle d’en contrôler les coûts. L’existence d’une politique voyage peut grandement l’aider dans cet objectif. En effet, en  définissant notamment un budget, un processus de réservation ou de remboursement des frais, l’entreprise peut davantage encadrer les dépenses et vérifier que les règles sont bien respectées.

Lufthansa - politique voyage cest quoi_

Ce dispositif permet également de fixer des lignes directrices concernant différents critères en lien avec les voyages d’affaires. Il s’agit notamment de la question du confort, de la sécurité et du bien-être des collaborateurs pendant leur voyage. Des points qu’il ne faut pas négliger car ils sont étroitement liés à leur productivité.

Précisons également qu’une politique voyage permet d’analyser concrètement les dépenses en collectant et regroupant des données. Un reporting qui permet de vérifier si les règles ont bien été respectées et de voir où l’entreprise a besoin de mener des actions supplémentaires auprès de ses collaborateurs. Le tout, toujours dans l’objectif d’optimiser les coûts.

Dernier point, une entreprise doit s’assurer que la politique voyage est connue de tous les collaborateurs. Communiquer par email, via l’intranet de l’entreprise ou par l’affichage sont des solutions pour faire connaître les dispositions fixées par la direction.

Ce que doit contenir une politique voyage

Il n’existe pas de politique voyage “standard”. En effet, elle doit avant tout refléter la culture et les besoins de l’entreprise. Pour autant, il existe des points généraux qui devront être adaptés selon le profil de l’entreprise. Attention, elle ne doit pas être figée mais au contraire flexible, pour pouvoir s’adapter aux éventuels changements qui pourraient subvenir.

Les modalités de réservation des moyens de transport et d’hébergement

Que ce soit pour réserver un billet d’avion, de train, louer une voiture ou réserver une chambre d’hôtel, la politique voyage définit les modalités et le processus de validation interne. Il s’agit notamment du délai de réservation (le mot d’ordre : anticiper pour réduire les coûts), la classe de réservation autorisée selon le type de trajet, la gamme d’hôtel, la catégorie de voiture etc. N’oublions pas non plus les modalités liées aux autres transports comme le taxi.

Les règles de dépenses sur place et le système de paiement

La politique voyage fixe un budget pour les repas, les loisirs ainsi que le système de paiement autorisé.

La sécurité relative aux déplacements en France et à l’étranger

Il ne faut pas oublier que l’entreprise est responsable des collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement en France ou à l’étranger. Elle doit donc bien définir les règles en la matière.

Le budget alloué  

Il s’agit bien sûr de l’un des points les plus importants d’une politique voyage. Le budget doit être défini par domaine (transport, hébergement…).

Lufthansa - politique voyageLe processus de remboursement des frais de déplacement

Expliquer aux collaborateurs le processus pour se faire rembourser leurs frais de déplacement. Cela peut être remplir un formulaire, conserver les reçus… Dans le même temps, il est intéressant de définir des délais aux collaborateurs pour qu’ils transmettent leurs demandes de remboursements mais aussi de les avertir des délais pour être remboursé.

Partner Plus Benefit : un programme de fidélité aérien pour cadrer avec les règles de sa politique voyage

Vous l’aurez compris, une politique voyage est indispensable pour encadrer et optimiser les dépenses. Cependant, couplée à un programme de fidélité aérien, elle peut s’avérer d’autant plus efficace. Tel est le cas avec le programme PartnerPlusBenefit. Avec un réseau aérien étendu, des multiples possibilités de vols, des cumuls de points pour bénéficier d’avantages intéressants, des offres promotionnelles personnalisées, l’accès à un reporting détaillé et cela sans engagement contractuel, une entreprise a de nombreuses solutions à sa disposition pour faire respecter ses directives en matière de voyages d’affaires.

 

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Matthias Funke
Matthias Funke

Head of Marketing, Sales Products and Programs, France, The Netherlands & Luxembourg at Lufthansa Group

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