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Les 5 bonnes pratiques pour bien préparer un voyage d’affaires

Préparer un voyage d’affaires doit se faire de façon méthodique pour ne rien omettre. Chaque déplacement professionnel est unique, cependant il subsiste certains standards permettant de mettre en place une organisation type. Celle-ci vous servira ensuite pour tous les déplacements de votre entreprise. Voici donc les 5 bonnes pratiques pour bien préparer un voyage d’affaires.

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1. Déterminer les impératifs pour bien préparer un voyage d’affaires

Avant de vous lancer dans la préparation du voyage d’affaires de l’un de vos collaborateurs, vous devez déterminer les impératifs liés à ce déplacement. Cela concerne bien sûr les dates de voyage, mais surtout les rendez-vous prévus. En effet, chacun d’entre eux se déroule selon un timing bien précis : date, heure, lieu, durée, etc. De ces rendez-vous incombera la planification du déplacement professionnel de votre collaborateur.

2. Mettre en place un rétroplanning

Une fois les impératifs ciblés, mettez en place un rétroplanning. Le rétroplanning est un calendrier qui permet de planifier chronologiquement un événement. Il va vous aider à mieux gérer votre temps, mais surtout à visualiser les différentes tâches à effectuer et celles à traiter en priorité.

Pour créer votre rétroplanning, vous devez connaître précisément les dates, les lieux et la durée du voyage d’affaires. Il est donc impératif de rester régulièrement en contact avec votre collaborateur, afin d’éviter tout changement de dernière minute.

Votre rétroplanning contiendra notamment les données suivantes :

  •  Les documents à préparer (administratifs et professionnels)
  •  La liste des personnes que votre collaborateur doit rencontrer et leurs coordonnées
  •  Les différentes réservations à effectuer : transport, hôtel, location de voiture, navette, taxi, etc.
  •  Un créneau pour confirmer tous les rendez-vous avant le départ de votre collaborateur.
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3. Effectuer les tâches par ordre de priorité

Le rétroplanning créé, vous avez ainsi une idée bien précise des tâches à effectuer et surtout par ordre de priorité. Dans un premier temps, vous pouvez commencer à vous occuper des réservations : billet d’avion, hôtel, location de voiture, taxis, navettes, etc. Selon les périodes de l’année ou de l’événement à proprement dit, il est parfois nécessaire de réserver le plus tôt possible.

Dans un second temps, préparez les dossiers pour les rendez-vous de votre collaborateur. Cela concerne tous les documents et outils utiles au bon déroulement des entrevues : dossiers de présentation, maquettes, cartes de visite, etc. Si votre collaborateur rencontre des partenaires étrangers, il est recommandé de les traduire afin de faciliter les échanges. Pensez également à stocker les documents sur un espace partagé, comme le Cloud, afin qu’ils soient accessibles partout.

N’oubliez pas de vous occuper des formalités administratives, notamment la demande de visa. Vérifiez soigneusement la validité des papiers d’identité et les éventuels vaccins demandés. Parallèlement, rédigez un mémo avec les numéros à appeler en cas d’urgence : celui de l’ambassade et de l’assurance-assistance. Prévoyez également un moyen de paiement international, comme une carte de paiement, pour faciliter les dépenses professionnelles de votre collaborateur.

4. Planifier l’absence du collaborateur

Selon la durée du déplacement de votre collaborateur, vous devrez probablement planifier son absence. Faites le point avec lui sur ses dossiers en cours, afin de vérifier si certains nécessitent d’être confiés à l’un(e) de ses collègues. Demandez-lui également la marche à suivre en cas d’urgence. Et surtout, n’oubliez pas de mettre à jour son agenda en annulant ou reportant des rendez-vous.

Lufthansa - Homme dans un lounge5. Effectuer les dernières vérifications avant le départ du collaborateur

Avant le départ de votre collaborateur, vous devrez effectuer quelques vérifications. Il s’agit notamment de vous assurer que les rendez-vous sont maintenus, que tous les documents sont prêts et que toutes les réservations sont bien confirmées.

Pour permettre à votre collaborateur de visualiser en un seul coup d’œil le déroulement de son voyage d’affaires, vous pouvez lui fournir un résumé. Celui-ci listera l’ensemble de ses rendez-vous, le nom et les coordonnées de ses contacts, le plan de vol, le numéro de réservation de l’hôtel, etc. Conservez-en une copie, cela vous permettra de joindre facilement votre collaborateur si besoin est.

Vous l’aurez donc compris, organisation et méthode sont les maîtres-mots pour bien préparer un voyage d’affaires. En respectant ces 5 bonnes pratiques, vous êtes assuré d’une réelle efficacité pour la planification de chaque déplacement professionnel.

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Matthias Funke

Par Matthias Funke

Head of Marketing, Sales Products and Programs, France, The Netherlands & Luxembourg at Lufthansa Group

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