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Les imprévus que vos collaborateurs peuvent rencontrer durant leurs voyages d'affaires : comment les résoudre ?

Lors d'un déplacement professionnel, le voyageur d'affaires n'est pas à l'abri de rencontrer un imprévu. Avec les enjeux commerciaux et relationnels qu'engendre un voyage d'affaires, ces contretemps sont inéluctablement source de stress. Même si on ne peut pas les éviter, il est néanmoins possible de s'y préparer pour mieux y faire face. Nous vous expliquons comment résoudre 5 imprévus que peuvent rencontrer vos collaborateurs durant leurs voyages d'affaires.

Lufthansa - vol imprévu

1. Faire face à un imprévu concernant le vol

Le premier imprévu auquel peut faire face vos collaborateurs, c'est un problème avec leur vol. Cela peut être une annulation, un retard, un surbooking voire même rater une correspondance.

En cas d'annulation, de retard, ou de surbooking, la compagnie aérienne a l'obligation de reprotéger le passager sur le vol suivant. Grâce au programme de fidélité PartnerPlusBenefit, Lufthansa Group et ses partenaires, les passagers bénéficient d'un réseau mondial de destinations. Il y aura donc toujours une solution à proposer au voyageur d'affaires.

Pour éviter de perdre du temps le jour du départ, procédez à l'enregistrement dès 23 h avant le départ, ou optez pour une des nombreuses solutions d’enregistrement proposées par les compagnies aériennes : automatique, en ligne, sur mobile, sur borne d’enregistrement…. Cela permettra à votre collaborateur de se détendre et de se concentrer uniquement sur son prochain rendez-vous.

2. Faire face à la perte ou à la détérioration des bagages

En arrivant à destination, vos collaborateurs ne sont pas à l'abri de voir leur bagage perdu ou détérioré. Si cela arrive, le passager doit en informer immédiatement la compagnie aérienne. Pour gagner du temps lors de la réclamation, suggérez à votre collaborateur de prendre une photo de sa valise . En effet, la compagnie pourra l'identifier plus rapidement.

Autre solution : voyager léger. Si votre collaborateur ne s'absente que quelques jours, mieux vaut qu'il prenne seulement une valise-cabine qu'il gardera avec lui à bord. Au besoin, il pourra toujours utiliser le service de pressing de l'hôtel.

Lufthansa - à la sortie, transport , bus

3. Faire face à un événement extérieur

Outre les problèmes liés au transport lui-même, il se peut que votre collaborateur soit confronté à des événements extérieurs, indépendants de la compagnie de transport. Il s'agit par exemple d'un problème climatique, d'une grève etc. Pour faire face à cet imprévu, abonnez-vous aux alertes mises en place par les autorités et par les compagnies aériennes. Un moyen pour anticiper et trouver une alternative pour faire voyager votre collaborateur.

4. Perdre des documents

Perdre des documents, voilà un imprévu qui peut fortement pénaliser votre collaborateur durant son voyage d'affaires. Ces documents peuvent être d'ordre personnel, comme la pièce d'identité, ou professionnel.

Dans le premier cas, et si votre collaborateur se trouve à l'étranger, il doit en référer auprès de l'ambassade ou le consulat du pays où il se trouve. Dans tous les cas, pensez à numériser tous les documents officiels et à les stocker dans un espace de stockage, comme le Cloud. Cela permet qu'ils soient facilement et rapidement accessibles. Cette procédure est également valable pour les documents professionnels. C'est une sécurité qui évitera de générer du stress à votre collaborateur avant un rendez-vous.

Lufthansa - à bord d'un avion

5. Faire face à un imprévu médical

Durant son voyage d'affaires, votre collaborateur peut rencontrer un problème médical l'obligeant à interrompre son voyage. Selon l'importance du problème, il est possible que son rapatriement soit nécessaire. L'entreprise doit donc avoir souscrit une assurance voyage incluant au minimum la prise en charge médicale et le rapatriement sanitaire. Avant chaque départ, pensez à communiquer au voyageur d'affaires les contacts de l'assurance.

NB : pensez à créer un mémo listant tous les numéros des contacts qui pourraient être utiles à vos collaborateurs durant leur voyage d'affaires.

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Matthias Funke

Par Matthias Funke

Head of Marketing, Sales Products and Programs, France, The Netherlands & Luxembourg at Lufthansa Group

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